2024-10-31 Member Meeting

English text following Dutch (See below)

Hierbij de notulen van de zojuist afgesloten Fall Member Meeting. Als je niet de moeite neemt om dit allemaal door te lezen, scroll dan even helemaal naar onderen naar de actielijst, en bekijk hoe je een bijdrage kan leveren.

Aanwezigen: FwD, Adil, dreamer, vriendschapsfee, d2, rubberduck, david, melan, septillion, r3boot, hutspotmuts, boopatroopa, giorg10, aetios, folkert (digitaal), nzo (iets later)
Voorzitter: r3boot
Notulist: FwD

Agenda

Opruiming / ontspullen

We hebben te veel spullen. Er is een aardig lopend recycleproject, maar met de beoogde verbouwing moet het leger.
Verzoek: pak een willekeurige doos, bekijk de inhoud op bruikbaarheid, gooi dingen weg of recycle ze. Als iedereen hieraan bijdraagt zou het vlot moeten kunnen en misschien zelfs een centje opleveren tbv verbouwing oid. Ewaste
Misschien stuk leeg maken als weggooihoek? Dat was het idee van de stellingkast in de gang: daar input en output mee regelen. Dan moet hier wel serieus naar gekeken worden door members. Misschien wat aggressiever aanpakken? Duidelijker inrichting van waar weg te gooien zooi heen moet zou kunnen helpen. Inhoud van de expedits kan waarschijnlijk gehalveerd worden. Moet wel steeds door iemand met enige kennis van zaken worden gedaan om juiste beslissing te maken.
Wat is de tijdslijn? Hoe eerder hoe beter (tbv verbouwing, tbv verlaging energiekosten). Todo voor mensen die wel willen helpen maar niet weten wat er gedaan kan worden? Kan ook door alles waarover je twijfelt eerst in de I/O-kast te gooien waarna het nog gecontroleerd wordt.
Dedicated dag prikken (eerste of laatste zaterdag van de maand)?
Verlichting in de hal zodat die I/O-kast ook buiten kantooruren zichtbaar is?
Iets meer duidelijkheid over e-waste: wat levert wat op? Vaste plek: in de kelder (wel pas als het gesorteerd is)

Verbouwingsacties (plan op hoofdlijnen doorspreken)

Waar is Berend? ;) nzo licht toe: Maggie wil een uitklapbare werktafel aan de kant van het raam, maar is discussie over de toekomst van het raam. Maar er ligt nu een vloer!
Hoofdlijnen voor verbouwing rest v/d space: plafond vernieuwen/isoleren en stroom vernieuwen in de rest van de space. Stroom ligt offerte/voorstel voor bij Volkshuis, wacht op akkoord.
Plafond in de gang thv toilet kan er al uit zodat begonnen kan worden.
Zaal 2 leegruimen/uitzoeken kan ook al mee worden verder gegaan. Is al wat gedaan, maar er ligt nog genoeg.
Nu plafond in zaal 3 zit: beginnetje maken met overhevelen inhoud zaal 2 -> zaal 3. Wel hoekje vrijhouden voor werkbanken oid. Nzo heeft extra werkbank op marktplaats gevonden voor prikkie, maar is nu niet echt handig omdat zaal 2 leeg moet.
Bij benodigdheden voor verbouwing: onder de €100 gewoon doen en declareren bij Volkshuis.

Oplossing voor schoonmaak

Is nu collectieve verantwoordelijkheid, maar er is ruimte voor verbetering, bijvoorbeeld qua structuur.
Corvée? Schoonmaker inhuren? Puntensysteem (beloning oid)? Blikjes/flesjes in de keuken zorgen voor drab -> meer en schoner systeem? Als je woensdag dingen haalt: lever ook ff statiegeldspul in, en neem ook glas mee.
Koelkast mag ook wel wat vaker uitgemest.
Nzo doet vuilnis over het algemeen, maar moet niet bij hem alleen liggen. Alerts naar signal-groep?
Tevens wat aandacht voor chores-pagina op de wiki: Chores
Spreek elkaar aan.
Volgende meeting bij verslechtering maatregelen treffen?

Achtergrondstroomverbruik, energieverbruik in zijn algemeen

Kosten (voorschot) zijn €376/maand, en zorgt er voor dat we met huidige omzet verlies draaien. Gas is grootste kostenpost. Tochtbusters laten komen om warmtelekken te identificeren? Is al gedaan en heeft subsidie voor zaal 3 opgeleverd.
Plafond is grootste warmteverlies, daarna ramen.
Stookkosten verlagen door selectiever te verwarmen. Warmtepaneel voor als je alleen in de space bent?
Thermostaat naar zaal 1 omdat die meest gebruikt is? En slimme verwarmingsknoppen om de radiatoren in andere zalen dicht te draaien.
Zuinigere vaatwasser misschien? Lager verbruik verdient zich terug.
Zuinige switches?
Voedingen van ESP's combineren? Waarschijnlijk weinig winst.
Alle dingen die aan moeten blijven als de space dicht is op 1 groep?
DC-powerrail?
Verbruik van afgelopen 2 weken doorgekeken. Vaatwasser valt relatief mee, maar alle beetjes helpen. Even bekijken waar de meeste winst zit en wat we nog meer zouden moeten meten.

Contributie verhogen?

Lijkt draagvlak voor te zijn. Meer hackerspaces overwegen het of hebben dat al gedaan. Bedrag is al 12,5j ongewijzigd maar alles is duurder geworden. €30 lijkt fair, maar voor minder draagkrachtigen kan uitzondering worden gemaakt. Of op vrijwillige basis hogere bijdrage?
Misschien lagere bijdrage zonder vragen accepteren?
Ook geen perks of andere behandeling voor wie meer betaalt.
Zoeken naar meer donateurs?

[aetios] Plenair de communicatie strategie bespreken

Interne communicatie

We zijn nogal gefragmenteerd qua kanalen. Hoofdkanaal is mailinglist en IRC. In de praktijk wordt signal veel gebruikt door een subset, die dat als primair ziet. Daarnaast ook telegram. Komt voor dat dingen maar op 1 kanaal besproken worden en niet breder bereik krijgen. Er is met bridges geëxperimenteerd, maar nooit echt succesvol.
Oproep: zet dingen die breed bekend moeten worden op de mailinglist.
Surrounder initieert soju (bouncer met app op foon).
Mastodon? Matrix? BOFH probeert te automatiseren, dus basics zijn er ongeveer.

Externe communicatie

Aetios beheert de Twitter. Maar willen we daarop zitten? En hoe komen we aan content voor dit soort platformen?
Op mastodon is API makkelijker. Camera met wifi-SD-kaart met autoblur van gezichten?
Met huidige HSNL-mastodon zorgen dat hier gepost kan worden?
Welke media willen we uberhaupt zitten? En waarom of met welk doel?
Werving moet niet primaire doel van onze PR zijn.
Ook localo's bereiken? Thuis?
Studenten bereiken via AID of WinterAID? Enactis in Plus Ultra 2?
Flyers!
Bij werving wel selectief te werk gaan. Het moet geen buurthuis of jeugdhonk worden. Missie van NURDspace er bij pakken als basis van communicatiestrategie.

Wvttk

Lasercutter: op 12,5y party is besloten: mag verkocht worden voor elk bedrag >€1k. Marktplaats?
Verantwoordelijkheid nemen voor gasten op andere dagen dan woensdag. Wie iemand binnenlaat neemt verantwoordelijkheid.
Zonnepanelen of airco in de aanbieding bij boopatroopa
Aetios heeft 12 zonnepanelen en wat accu's in de schuur liggen, bestemd voor de space. Maar ligt nu daar om geen ruimte in te nemen. Animo?
Er ligt een bruikbare RC-tank op de kast in zaal 1. Pak hem en verbouw hem!

Actiepunten

Lasercutter op marktplaats zetten en verpatsen (actie r3boot/Sanne)
Stellingkast in zaal 3 opzetten (nzo)
Spullen in de hele space doornemen en wat weg kan in de I/O-kast.
Kliko-alerts naar Signal-groep en telegram (Melan)
Kliko-schema uitprinten en ophangen
Warmtepaneel of iets anders voor individuele verwarming aanschaffen (ipv hele zaal) (dreamer heeft ergens een spaceheater gezet, ff zoeken)
Slimme thermostaatknoppen aanschaffen
Thermostaat naar zaal 1 verplaatsen, zaal 1 alleen verwarmen (Septillion)
Voorstel voor zuinige vaatwasser (boopatroopa)
Lijstje te identificeren stroomverbruikers doorrekenen op meeste bang-for-buck om aanpassingen te doen (Septillion)
Stroomzuinigere switch zoeken
Mail sturen over vrijwillig verhogen maandelijkse bijdrage (FwD)
Bij volgende member meeting evalueren wat vrijwillige verhoging heeft opgeleverd (bestuur)
Donateurs werven?
Camera met auto-post functie in de space (aetios)
Communicatieplan/strategie met evenementen en ander communicatie-uitingen op de wiki (aetios, nzo, bestuur)
Promomateriaal maken: tekst, pics, etc (nzo, in overleg met Chef Propaganda)
Overview van verbouwing maken (vriendschapsfee)
Matrix server en soju klooien (surrounder, kintsugi, r3boot)

Zie je iets wat je kan oppakken? Of wil je iemand ergens mee helpen? Doe het, en laat het weten (via mailinglist of IRC)

Volgende meeting: dient zich vanzelf aan!

---

English

---

Here are the minutes from the recently concluded Fall Member Meeting. If you don’t have time to read everything, scroll to the action list at the bottom and see how you can contribute.

Attendees: FwD, Adil, dreamer, vriendschapsfee, d2, rubberduck, david, melan, septillion, r3boot, hutspotmuts, boopatroopa, giorg10, aetios, folkert (online), nzo (arrived slightly later)
Chairperson: r3boot
Secretary: FwD

Agenda

Decluttering / Tidying Up

We have too much stuff. While a recycling project is underway, we need to make more space for the planned renovations.
Request: pick a random box, assess its contents for usefulness, and discard or recycle as needed. If everyone pitches in, this should go quickly and could even raise some funds for the renovation. Ewaste
Perhaps designate a corner for discards? That was the idea behind the shelving unit in the hallway: to regulate input and output there. Members will need to take this seriously. Should we be more aggressive about it? Clearer organization of discard areas might help. The contents of the Expedits can probably be halved, but decisions should be made by someone knowledgeable.
Timeline? The sooner, the better (for renovation and to reduce energy costs). Tasks for those who want to help but aren’t sure how? You can also put anything uncertain in the I/O shelf for review.
Set a dedicated day (first or last Saturday of the month)?
Add lighting in the hallway so the I/O shelf is visible outside office hours?
Clarify e-waste: what’s worth anything? Permanent location: in the basement (after sorting).

Renovation Actions (Outline Plan Discussion)

Where’s Berend? ;) nzo explained: Maggie wants a fold-out worktable on the window side, but there’s some debate about the window’s future. But hey, there’s already a floor!
Key points for the rest of the space: renew/insulate the ceiling and update electrical wiring in the rest of the space. The electrical proposal/quote is with Stichting Volkshuis, awaiting approval.
The ceiling in the hallway by the toilet can be removed so work can begin there.
Room 2 can also continue to be cleared out. Some progress has been made, but there’s still plenty left.
Now that the ceiling is in Room 3, start transferring contents from Room 2 to Room 3, but leave a corner clear for workbenches, etc. Nzo found an extra workbench on Marketplace for a small fee, but it’s not ideal since Room 2 needs to be emptied.
For renovation items under €100: just go for it and file for reimbursement with Stichting Volkshuis.

Solution for Cleaning

Cleaning is currently a collective responsibility, but there’s room for improvement, like adding some structure.
Options include a cleaning roster, hiring a cleaner, or a points system (reward-based). Cans/bottles in the kitchen make a mess → cleaner system needed? If you’re getting stuff on Wednesday, return deposit items and take the glass with you.
The fridge could use more regular clean-outs.
Nzo generally handles the trash, but it shouldn’t all fall to him. Alerts to the Signal group?
Also, check out the chores page on the wiki: Chores
Encourage each other to contribute.
Next meeting: take measures if things deteriorate?

Background Power Consumption, General Energy Use

Costs (advance payment) are €376/month, leading to losses with current revenue. Gas is the largest expense. Consider getting drafts busters to identify heat leaks? Already done, and it got us a subsidy for Room 3.
The ceiling is the main heat loss area, followed by windows.
Reduce heating costs by heating more selectively. Heating panel for when you’re alone in the space?
Move the thermostat to Room 1 since it’s used the most? And use smart heating valves to shut off radiators in other rooms.
Perhaps an energy-efficient dishwasher? Lower consumption could pay for itself.
Energy-saving switches?
Combine power supplies for ESPs? Probably minimal gain.
Put everything that needs to stay on while the space is closed on one circuit?
DC power rail?
Reviewed usage over the past two weeks. Dishwasher usage isn’t too bad, but every little bit helps. Look for more savings opportunities and see what else we could measure.

Increasing Membership Fees?

There seems to be support for this. More hackerspaces are considering it or have already done so. The fee hasn’t changed in 12.5 years, but everything’s gotten more expensive. €30 seems fair, but exceptions could be made for those with limited means. Or perhaps higher voluntary contributions?
Should we accept lower contributions without asking questions?
No perks or special treatment for those who pay more.
Consider finding more donors?

[aetios] Discussing the Communication Strategy

Internal Communication

We’re somewhat fragmented across channels. The main channel is the mailing list and IRC. In practice, Signal is heavily used by a subset who see it as primary, alongside Telegram. Sometimes, discussions happen on only one channel and don’t reach a wider audience. Bridging has been attempted but wasn’t very successful.
Request: post widely relevant information to the mailing list.
Surrounder initiates soju (bouncer with app on phone).
Mastodon? Matrix? BOFH is working on automation, so the basics are almost in place.

External Communication

Aetios manages Twitter. But do we want to be on it? And where do we get content for such platforms?
Mastodon’s API is easier. Camera with wifi-SD card with face auto-blur?
Ensure posting capability on the HSNL Mastodon?
Which media do we want to be on? And for what purpose?
Outreach shouldn’t be our primary PR goal.
Reach locals? Households?
Reach students through AID or WinterAID? Enactus in Plus Ultra 2?
Flyers!
For outreach, be selective. We don’t want to become a community center or youth club. Use NURDspace’s mission as the foundation for our communication strategy.

Miscellaneous

- Laser Cutter: At the 12.5-year party, it was decided it can be sold for any amount over €1k. Marketplace?
- Taking responsibility for guests on days other than Wednesday: Whoever lets someone in takes responsibility.
- Solar panels or air conditioning on offer from boopatroopa
- Aetios has 12 solar panels and some batteries in storage for the space, but they’re kept there to save space. Interested?
- There’s a usable RC tank on the shelf in Room 1. Grab it and modify it!

Action Points

- List the laser cutter on a marketplace and sell it (action for r3boot/Sanne)
- Set up shelving in Room 3 (nzo)
- Review items throughout the space and place discardable items in the I/O shelf.
- Send trash alerts to the Signal group and Telegram (Melan)
- Print and post a trash schedule
- Purchase a heating panel or another solution for individual heating (instead of heating the whole room) (dreamer placed a space heater somewhere; locate it)
- Buy smart thermostat knobs
- Move the thermostat to Room 1, and only heat Room 1 (Septillion)
- Proposal for an energy-efficient dishwasher (boopatroopa)
- Calculate energy-saving potential of identified power consumers (Septillion)
- Look for an energy-saving switch
- Send an email about voluntarily increasing the monthly contribution (FwD)
- Evaluate the impact of voluntary contributions at the next member meeting (board)
- Look for more donors?
- Set up a camera with auto-post function in the space (aetios)
- Create a communications plan/strategy with events and other communications on the wiki (aetios, nzo, board)
- Create promotional materials: text, pictures, etc. (nzo, in consultation with the Chief of Propaganda)
- Provide an overview of the renovation (vriendschapsfee)
- Experiment with a Matrix server and Soju (surrounder, kintsugi, r3boot)

See something you can help with? Or want to assist someone? Just do it, and let us know (via the mailing list or IRC).

Next meeting: will be announced when needed!